La Presidencia capacitó sobre la Regla Técnica Nacional para la organización y mantenimiento de archivos públicos
En mayo de 2019, la Dirección de Archivo de la Administración Pública de la Presidencia de la República capacitó a todas las instituciones del Estado y empresas mixtas, sobre la “Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos”, con el objetivo de dar a conocer los procesos que permitirán organizar, mantener y estandarizar las actividades archivísticas en todo el país.
En mayo se capacitaron a 90 instituciones de toda la Función Ejecutiva y de las otras funciones del Estado, según un cronograma establecido. “Los funcionarios recibieron cinco horas de capacitación acerca de los contenidos de la regla técnica y su aplicación, además de los procesos de auditoría que realiza la Contraloría”, indicó Patricia Almeida, directora de la Dirección de Archivo de la Administración Pública.
En el taller los funcionarios conocieron cómo está formado el sistema de gestión documental y archivo y cómo se relacionan a nivel de la institución y del Estado. También aprendieron sobre los procesos de gestión de los documentos, los archivos, el manejo y respaldo de los documentos electrónicos y digitales.
“Hasta la fecha ya se han capacitado a 100 servidores de la Presidencia de la República y de varios Ministerios, nuestra meta es lograr estandarizar los procesos archivísticos mediante esta regla, con el fin de que las instituciones mantengan ordenados los documentos, puedan dar de baja lo que no necesitan y reduzcan el tamaño de sus archivos”, indicó Almeida.
La Asamblea Nacional dispuso la construcción de esta Regla Técnica luego de ser aprobado el Código Orgánico Administrativo, esta se construyó de manera participativa “A través de mesas de trabajo y con la colaboración de la Asociación Ecuatoriana de Archiveros, expertos en el tema de archivo y digitalización de diversas instituciones de la Función Ejecutiva y de varias ramas relacionadas a la archivística”, indicó Almeida.
Mantener los archivos ordenados permitirá dar una respuesta adecuada y ágil cuando la ciudadanía solicite algún documento, cumpliendo con el derecho al acceso a la información.