El viernes, 24 de julio, la directora de Archivo de la Administración Pública, Patricia Almeida, mantuvo un diálogo virtual con los representantes de los gobiernos autónomos descentralizados municipales, para socializar el uso y aplicación de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos. El encuentro virtual formó parte del reciente curso de capacitación organizado por la Asociación de Municipalidades del Ecuador y contó con la presencia de representantes de los municipios del país.

Durante el conversatorio, la Directora señaló que el Código Orgánico Administrativo indica que la aplicación de la regla será para las entidades públicas y privadas que tiene participación con el Estado. Por tanto, que es una tarea de los empleados públicos conocer esta normativa para manejar la documentación institucional.

La Regla Técnica facilita a los gestores documentales la clasificación, la valoración y manejo de la información para que puedan ser usados por las unidades administrativas institucionales, así como para ser solicitados por las entidades de control, como Contraloría o Ministerio de Trabajo, con el fin de auditar las acciones ejecutadas por las instituciones.

Esta normativa, señaló la funcionaria, contiene acciones a realizarse tanto para el archivo de gestión (documentos de uso diario), como para el archivo central (procesos finalizados). Tanto los contenidos como su manejo adecuado, permitirá que cumplan con su tiempo de vigencia y, posteriormente, sean trasladados al Archivo Histórico Nacional.

Acciones como las propuestas en la regla técnica, comprometen a los servidores públicos a manejar los archivos institucionales de una manera idónea. Por ello, realizaron preguntas e inquietudes a la Directora para poder aplicar la normativa en las instituciones que representan.

Como parte de las jornadas de capacitación de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos hacia las entidades del Estado, la Secretaría General de la Presidencia, a través de la Dirección de Archivo de la Administración Pública, realiza encuentros con las entidades interesadas en conocer del tema. De esta forma, se busca que las instituciones implementen esta normativa legal y, conserven el patrimonio institucional presente en los archivos.